О том, что компания изменила юридический адрес нужно сообщить кредиторам и контрагентам. Для этого учредитель должен составить и разослать специальное уведомление.
Случаи, когда нужно менять юридический адрес
Юрадрес – это место, где находится постоянный исполнительный орган компании. Проще говоря, рабочее место руководителя. Официально юрадрес называется «местом нахождения юридического лица» (Ст. 54 ГК РФ).
На юридический адрес приходит вся корреспонденция: уведомления из налоговой, судебные извещения, письма от контрагентов.
Чаще всего юрадрес меняют по таким причинам:
- компания переезжает и открывает офис в другом городе;
- владелец решил не продлевать договор аренды;
- учредитель приобрел помещение в собственность;
- юрадрес признан массовым (по нему зарегистрировано множество других фирм).
Кого и в какие сроки нужно уведомить о смене юрадреса
После принятия решения о смене юрадреса у учредителей есть 7 рабочих дней, чтобы направить в налоговую заявление Р13014 вместе с остальным пакетом документов (п. 5 ст. 5 закона №129-ФЗ). За пропуск сроков компанию могут оштрафовать на 5 тысяч рублей (Ст. 14.25 КоАП РФ).
Специально уведомлять ФСС, ПФР и Росстат о смене юрадреса не нужно. Это сделает сама налоговая в течение 5 дней после внесения изменений в ЕГРЮЛ (Постановление Правительства РФ №1092).
На уведомление кредиторов и контрагентов установленных сроков в законе нет. Но согласно общераспространенной практике, сделать это нужно сразу после регистрации изменений и получения документов из ФНС.
Договор с банком обычно предусматривает обязанность организации известить банковское учреждение в случае смены места нахождения. Этого требует Закон «О противодействии отмыванию доходов».
Договоры с контрагентами зачастую также предполагают обязанность извещения, если одна из компаний решит сменить юрадрес. Это нужно для правильности заполнения реквизитов в документах на поставку товаров и услуг. В противном случае возникают сложности с включением расходов по неправильно заполненным документам или с вычетом по НДС.
Как составить уведомление о смене юридического адреса
Уведомление относится к деловой корреспонденции. Его можно заполнить в произвольной форме на обычном листе А4 или на фирменном бланке компании.
Вот основные особенности при составлении:
- в шапке документа указываются реквизиты контрагентов: полное наименование организации, ФИО должностного лица, который является непосредственным получателем, а также почтовый адрес с телефоном;
- название может быть любым, например, «Информационное письмо», «Уведомление об изменении юридического адреса», «Уведомление о смене почтовых реквизитов»;
- при наличии договора, согласно которому контрагент обязан сообщить о смене юрадреса другому, – необходимо сослаться на конкретный пункт;
- в уведомлении нужно дать пояснения касательно использования адреса: в качестве только юридического – для указания в документах или почтового – для отправки корреспонденции;
- уведомление должен подписать гендиректор компании.
Уведомление можно отправить на юридический адрес контрагента. Еще его можно отправить в электронном виде, если такую возможность предусматривает договор.
Образец письма о смене юрадреса представлен ниже.
К уведомлению нужно приложить копии документов, подтверждающих смену юрадреса. Как правило, это обновленная выписка из ЕГРЮЛ.
