Онлайн касса для ООО в 2023 году

Если компания работает с физическими лицами или с юридическими за наличный расчет, она обязана предоставить чек онлайн кассы, который будет подтверждать проведенную операцию. Онлайн касса для ООО выполняет функции кассового аппарата старого образца, а также передает информацию о сделке в ФНС по специальным каналам связи с помощью операторов ОФД. В 2022 году сформировать чек можно только с помощью онлайн кассы.

Применение онлайн кассы ООО обязательно практически во всех случаях, с каждым годом остается все меньше исключений и послаблений. Современное оборудование облегчает контроль налоговой инспекции за денежным оборотом компаний, упрощает ведение бизнеса и формирование отчетности. Важно разобраться во всех тонкостях работы с онлайн кассой, оформления ККТ и чеков.

Нужна ли онлайн касса ООО, правила ее применения, описано в законе 54-ФЗ, с полным текстом которого можно ознакомиться на сайте КонсультантПлюс.

Обратите внимание

Для всех компаний, работающих с физическими лицами и за наличный расчет с юридическими лицами с 2021 года обязательно использование онлайн касс. Перечень исключений и правила работы установлены законом 54-ФЗ.

Когда ООО может не применять кассовый аппарат

Законодательство довольно сурово относится к контролю за доходами компаний, однако в некоторых случаях применение кассовой техники по разным причинам заменено другими способами учета операций. Не применять онлайн кассу могут:

• Кредитные организации могут не применять онлайн кассы для информирования клиентов о переведенных средствах, если их проводил уполномоченный сотрудник.
• Продавцы ценных бумаг.
• Вендинговые автоматы, принимающие только моменты, с механическим монетоприемником.
• Торговые точки, продающие печатные издания газет и журналов.
•  Компании, организующие питание педагогов, школьников, студентов общеобразовательных учебных заведений во время учебного процесса.
• Во время торговли на ярмарках, рынках, выставках, если не оборудуется специальное стационарное или передвижное место.
• Продавцы вразнос пищевой и не пищевой продукции, кроме технически сложных приборов или товаров, требующих специальной маркировки и соблюдения особых правил учета и продажи. Разрешение распространяется на торговлю в поездах, самолетах.
• Киоски, развалы, автоцистерны по продаже мороженного, безалкогольных напитков, молока, растительного масла, живой рыбы, керосина, сезонных овощей, фруктов, бахчевых.
• Пункты приема вторсырья и стеклотары, за исключением металлолома, драгоценных камней и металлов.
• Мастерские по ремонту и окраске обуви, изготовлению металлической галантереи, ключей.
• Присматривающие и ухаживающие за нуждающимися в помощи больными и пожилыми людьми, детьми.
• Торговцы изделиями народных промыслов собственного изготовления.
• При оказании услуг носильщиков на вокзалах, в водных и воздушных портах.
• Компании, работающие в труднодоступных местах согласно перечню, утвержденному органами местного управления. При этом кассовый чек должны заменять иным бланком строгой отчетности.
• Продавцы лекарств согласно полученной лицензии, торгующие в медпунктах в сельской местности.
• Не нужно применять ККТ в случае расчетов с контрагентами по безналу.
• При взимании платы за парковочные места, в случае исполнения полномочий государственных органов.
• Образовательные и спортивные учреждения, организации, организующие досуг и культурное развитие граждан.

С полным подробным перечнем случаев, когда ООО может не применять онлайн кассу, в статье закона можно ознакомиться на сайте КонсультантПлюс.

Когда ООО обязательно должно применять онлайн кассу

Онлайн касса для ООО обязательна, если деятельность не попадает в перечень, приведенный в предыдущем разделе. Во время работы компании возникает немало спорных ситуаций, когда не понятно, нужно ли выдавать кассовый чек и должны ли на нем быть какие-то особые отметки.

Онлайн кассу используют в случаях получения денег и в других ситуациях:

• При получении оплаты от физических лиц, в том числе: с помощью электронных платежей и расчетов банковской картой за товары, работы или услуги. В чеке при этом должна быть отметка: «Предоплата 100%» или «Полный расчет».
• При получении оплаты наличными от представителя юрлица с доверенностью. При этом в чек, если позволяет онлайн касса, вносят сведения о покупателе: название, ИНН. Однако и без этих данных бухгалтерия покупателя может принять чек к учету.
• После возврата денежных средств физлицу или компании обязательно формируют чек, в котором указан «Возврат прихода» и дана ссылка на договор или реквизиты чека на приход.
• При выдаче или возврате займа участнику общества или другому лицу, если в договоре указано назначение выделенной суммы.
• При продаже товара, выполнении работ или оказании услуг в кредит или в рассрочку, чеки оформляются при фактической передаче товара, выполнении обязательств, а также при внесении каждого платежа. В чеках указывают: «Передача в кредит» или «Оплата кредита».
• После приобретения сотрудником товара ООО и удержания стоимости из заработной платы. При этом чек оформляют как при кредите, но при удержании суммы делают отметку «Иная форма оплаты».
• При внесении предоплаты за товар и последующей доплаты. В каждом случае оформляют чек, в котором отмечено: «Предоплата», «Окончательный расчет».
• В случае возврата товара и замены его на более дорогой с доплатой, отдельно оформляют чек на возврат. На продажу формируют новый кассовый чек, в обычном порядке.
• При покупке у физлиц товаров для дальнейшей продажи, а также скупке металлолома, драгоценных камней или металлов оформляют чек на приход денежных средств.

О каждой проведенной операции онлайн касса передает сведения в ФНС. Если у работников компании возникают сомнения в правильности и порядке применения онлайн кассы, лучше обратиться за разъяснениями в налоговую, чтобы избежать неприятностей и штрафных санкций.

ООО на ОСНО

Общий режим налогообложения применяется к любой компании, которая при регистрации не уведомила ФНС о желаемой системе налоговой отчетности. Тех, кто не успел самостоятельно перейти на УСН с ЕНВД, переведут на ОСНО автоматически.

Самое важное отличие в работе ООО на ОСНО – наличие НДС. Онлайн касса для ООО на ОСНО должна выделять в кассовом чеке не только принятую в компании систему налогообложения, но и отдельной строкой вписать размер НДС, общую стоимость товара, услуги или работы с налогом на добавленную стоимость.

В некоторых случаях компании удобнее вести деятельность на нескольких режимах налогообложения. Например, оптовая торговля с юридическими лицами ведется на ОСНО, а розничная – на УСН. Отчетность в этом случае подается отдельно для каждого режима.

Обратите внимание

Если компания, работает только с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, ведет только безналичные расчеты, то онлайн касса для ООО на ОСНО не требуется.

ООО на УСН

После отмены ЕНВД УСН станет самой востребованной системой налогообложения для работы с физическими лицами. Как уже говорилось выше, онлайн касса для ООО на УСН обязательна практически в любом случае, за несколькими исключениями, приведенными в тексте закона.

В отличии от ИП на УСН, которым предоставлена отсрочка на полгода для приобретения онлайн кассы в 2021 году при продаже продукции своего изготовления или работе без наемных сотрудников, у ООО таких привилегий нет. Отсрочка онлайн касс для ООО не была предусмотрена независимо от режима налогообложения и количества сотрудников.

ООО на ЕНВД

С 1 января 2021 года все ООО, применявшие ранее ЕНВД, должны перейти на другие режимы налогообложения. Из-за необходимости покупки и обслуживания онлайн касс, это может стать невыгодным для бизнеса.

Нужна ли онлайн касса ООО, или есть другие способы реорганизации бизнеса, зависит от масштабов и вида деятельности. Возможно, будет выгоднее закрытие компании и переход на работу в качестве индивидуального предпринимателя или самозанятого. В случае, если бывший плательщик ЕНВД выбрал УСН или ОСНО, ему необходимо купить и зарегистрировать онлайн кассу.

Обратите внимание

Если ООО на ЕНВД применяло онлайн кассу, по при переходе на другой режим налогообложения достаточно внести корректировку в настройку самой кассы, перерегистрация не требуется.

Регистрация онлайн кассы

После покупки необходимо зарегистрировать кассу онлайн или очно в ФНС, так как без этой процедуры на компанию будет наложен штраф. Для регистрации достаточно подать заявление и предоставить необходимые сведения в любое отделение ФНС в бумажном виде или заполнить его онлайн в кабинете ККТ.

В заявлении указывают:

• Название компании.
• ИНН.
• Адрес компании и адрес установки ККТ. В случае электронного заполнения – адрес сайта.
• Наименования и заводские номера кассы и фискального накопителя, номер автоматического устройства для расчетов (если оно предусмотрено).
• Сведения о применении ККТ и особенностях работы.

Не позже, чем на следующий рабочий день после подачи заявления, в онлайн кассу необходимо завести переданные сведения о компании и фискальном накопителе, полученный в ФНС регистрационный номер. После внесения данных формируется соответствующий отчет, который передают в налоговую в бумажном виде, через кабинет ККТ или оператора фискальных данных.

Любые изменения, перерегистрация, смена фискального накопителя, фиксируются в ФНС подобным образом. При перерегистрации онлайн кассы ФНС проводит аутентификацию пользователя и фискального накопителя, проверку достоверности передаваемой информации и формирования фискального признака.

Датой регистрации считается дата формирования карточки пользователя ККТ в налоговом органе.

Полную информацию о том, как зарегистрировать кассу онлайн и офлайн, перерегистрировать, снять с учета, уведомить о хищении или передаче другому пользователю, можно прочесть в статье 4.2 54-ФЗ на сайте КонсультантПлюс.

Вычет при покупке онлайн кассы для ООО

В 2022 году налоговые вычеты при приобретении онлайн касс не предусмотрены ни для компаний, ни для предпринимателей. Зачесть в расходы сумму, потраченную на покупку контрольно-кассовой техники можно в обычном порядке, в соответствии с принятой системой налогообложения.

При покупке ККТ компанию ожидает немало расходов, потребуется:

• Онлайн касса для ООО, при некоторых видах деятельности – установленной модели.
• Фискальный накопитель.
• Подключение к оператору передачи фискальных данных.

Сумма зависит от множества факторов и для каждой компании будет своей. Однако в любом случае это – не разовые расходы. Оборудование имеет установленный срок службы, по окончании которого потребуется покупка нового. Также регулярно нужно оплачивать услуги ОФД.

Получить вычет на покупку онлайн кассы нельзя, однако можно учесть расходы, что уменьшит налоговую базу. Способ зачета зависит от применяемого компанией режима налогообложения:

• На УСН «Доходы» учет расходов не предусмотрен, так что налог придется уплатить в полной мере.
• На УСН «Доходы-расходы» в расходах учитывается стоимость ККТ. Онлайн касса для ООО на УСН этого вида позволит несколько снизить налоговую базу.
• При ОСНО бухгалтерский и налоговый учет зависит от стоимости онлайн кассы и возможности ее отнесения к основным средствам или амортизируемому имуществу. Соответственно, списание расходов будет производиться единовременно или в течение срока эксплуатации. НДС, уплаченный при покупке, также принимают к зачету.

Сократить расходы можно и другими способами: воспользовавшись облачной кассой или взяв кассовый аппарат в аренду. Аренда онлайн кассы в компании МТС Касса, Эвотор и подобных, стоит порядка 1000 рублей в месяц.

Штрафы за нарушение работы с онлайн кассой

В 2020 году процесс проверок работы компаний с онлайн кассами и штрафные санкции были приостановлены из-за пандемии коронавируса. Возможно, часть из них останется в силе и в 2022 году, однако не стоит на это надеяться. При выявлении нарушений или жалобе на работу ООО, ФНС может отсрочить предъявление претензии и выставить штраф за онлайн кассу для ООО позднее.

Таблица 1. Штрафные санкции, применяемые к компаниям за нарушения кассовой дисциплины

В 2022 году будет рассмотрена возможность полного перехода контроля над контрольно-кассовой техникой в юрисдикцию ФНС, отмены 54-ФЗ и внесения соответствующих статей в НК РФ. Для компаний это принесет более строгий контроль онлайн касс, изменение характера проверок, ужесточение ответственности за нарушения. Штраф за онлайн кассу для ООО не только увеличится, но и появятся дополнительные причины для его назначения.