Онлайн касса для ИП, как и для компаний, в 2022 году становится обязательной, если ведение бизнеса в принципе предполагает расчетно-кассовое обслуживание. Последние послабления, которые были предусмотрены для предпринимателей, работающих без сотрудников или продающих свою продукцию, закончились 1 июля 2021 года.
Обязательно ли ИП должен использовать онлайн кассу?
Применение ИП онлайн касс продиктовано не организационно-правовой формой бизнеса, а видом деятельности. Предприниматели, как и компании, в некоторых случаях должны использовать в работе контрольно-кассовую технику (ККТ). Все правила, согласно которым ИП должен применять онлайн кассы, регламентированы законом 54-ФЗ от 22.05.2003.
Нужна ли онлайн касса для ИП, и какая модель аппарата ему подойдет, зависит только от характера ведения дел. Например, выполнение правил продажи алкогольной продукции требует особой отчетности. Предпринимателю, владеющему магазином, продающим алкоголь, придется выбирать из моделей, имеющих специальные функции. Для ИП, ведущих обычную розничную торговлю, онлайн кассы могут быть самыми простыми.
Онлайн кассу предприниматели могут не использовать, если оплата товара или услуги производится банковским переводом денег с расчетного счета на расчетный счет. Также разрешено не применять ККТ предпринимателям, деятельность которых подпадает под перечень, приведенный в статье 2 54-ФЗ.
Обратите внимание
В 2021 году завершается проведение кассовой реформы. Должен ли ИП применять онлайн кассу, зависит только от вида деятельности или способа организации бизнеса. Онлайн касса должна быть зарегистрирована в ФНС. Способы приобретения или использования онлайн кассы ИП может выбрать самостоятельно.
Онлайн кассы для ИП на разных системах налогообложения
Нужна ли онлайн касса ИП на УСН или ОСНО зависит от вида бизнеса, а не от системы налогообложения. В большинстве случаев, если предполагаются расчеты с физическими и юридическими лицами за наличный расчет или с применением эквайринга, ответ один – нужна.
Для предпринимателей, покупающих патенты на ведение бизнеса, все несколько сложнее. ИП на ПСН платит налоги покупая патент, поэтому в строгом учете прибыли его деятельность не нуждается. Для ИП на патенте нужна ли онлайн касса зависит только от необходимости обеспечить соблюдение прав клиентов. После оказания услуги в большинстве случаев достаточно БСО. Однако для розничной торговли, транспортных и ветеринарных услуг, необходим кассовый чек.
Нужна ли онлайн касса для ИП без работников?
Онлайн касса для ИП без работников не обязательна только до 1 июля 2021 года. За это время у предпринимателя есть возможность решить, хочет ли он заниматься бизнесом в формате ИП или готов перейти в статус самозанятого.
- Если характер бизнеса в принципе предполагает, что человек и в дальнейшем будет работать один, ему проще отказаться от ИП и зарегистрироваться в качестве самозанятого. Граждане, самостоятельно обеспечивающие себе работу и доход, платят налог по системе НПД, освобождены от сдачи отчетности, ведения бухгалтерии. Кассовые онлайн чеки они могут бесплатно делать в онлайн-сервисах банков или ФНС. Ставка налога для них 4% при работе с физлицами, 6% при работе с компаниями. Однако самозанятые не могут нанимать работников.
- Если предприниматель планирует расширение бизнеса, в дальнейшем – найм сотрудников, то к окончанию льготного периода он должен установить и зарегистрировать онлайн кассу.
Таким образом, для ИП без работников нужна ли онлайн касса, зависит от планов на будущее и от стратегии развития бизнеса.
Онлайн касса для интернет-магазина
Независимо от каких бы то ни было обстоятельств, обязательна онлайн касса для ИП, имеющего интернет-магазин. Для удобства оплаты и экономии денег можно воспользоваться продуктами, предлагаемыми банками или специальными сервисами: Робокасса, PayPal и т.п.
Чек покупателю направляют по электронной почте, телефону или, если нет контактов, передают вместе с товаром. В последнем варианте кроется возможность работать без онлайн-кассы, правда подойдет она в основном небольшим интернет-магазинам. При отправке товара наложенным платежом или курьерской службой, чек покупателю должны выдать службы доставки при получении денег.
Для интернет-магазина предпринимателя, торгующего товарами собственного изготовления и работающего в одиночку, как и для любого ИП без сотрудников, есть возможность перейти на НПД. В этом случае специальные онлайн-кассы будут не нужны, чеки формирует система учета доходов самозанятого. Их также можно отправить в электронном виде или распечатать.
Как работают онлайн-кассы
Главное отличие онлайн-кассы от простого классического кассового аппарата в том, что все сведения сразу передаются в налоговую. Каждая касса уникальна из-за присвоенных ей кодов, зарегистрированных в ФНС, поэтому передаваемые сведения не теряются и не путаются.
Через интернет касса подключается к оператору фискальных данных, который передает всю полученную информацию о продажах, открытии и закрытии смены, в ФНС. Сведения остаются и на специальном фискальном накопителе внутри онлайн-кассы, поэтому в случае отсутствия интернет-связи можно продолжать работать, вся информация будет сохранена и передана позже.
Онлайн касса для ИП не только печатает бумажные чеки, но и может отправить их покупателю в электронном виде. Некоторые модели онлайн-касс могут выполнять расширенные аналитические операции.
Чеки онлайн-кассы для ИП
Чеки онлайн-кассы для ИП в 2022 году должны содержать строго определенную информацию:
- Фамилию, имя и отчество предпринимателя с указанием организационно-правовой формы – ИП.
- ИНН.
- Адрес места оплаты и время.
- Порядковый номер с начала смены и указание вида чека: на аванс, предоплату, полную оплату, возврат кредита и т.п.
- Название товара или оказанной услуги, единица измерения, количество, итоговая стоимость с выделенным налогом и акцизом.
- Режим налогообложения, форма оплаты.
- Фамилию и инициалы кассира.
- Регистрационный номер ККТ, фискального накопителя.
- Фискальный признак документа, адрес сайта, на котором можно проверить информацию.
- QR-код.
- Для электронных чеков: номер телефона или электронный адрес покупателя.
Чек онлайн-кассы не просто подтверждает факт оплаты товара или услуги, а дает исчерпывающие сведения об индивидуальном предпринимателе, позволяет покупателю убедиться в добросовестности продавца, а также предоставляет возможность ФНС получить полную информацию о сделке.
Специальные чеки оформляют при возврате бракованного товара, платежам по кредиту или рассрочке, внесении изменений в ошибочно указанные данные при предыдущих операциях, продажах подотчет с записью сведений о представленной доверенности. Информация обо всех действиях сразу направляется в ФНС.
Как установить онлайн-кассу ИП и сколько это стоит
Получить возможность пользоваться онлайн-кассой и отчитываться перед налоговой можно несколькими способами:
- Купить онлайн-кассу.
- Использовать специальный сервис обслуживающего банка.
- Воспользоваться услугой по прокату онлайн-касс, например, Эвотор или МТС Кассы.
- Подключиться к облачному сервису.
- Перейти на НПД и пользоваться бесплатной возможностью выдавать электронные чеки.
Обратите внимание
Независимо от выбранного варианта, ККТ должна быть зарегистрирована в ФНС. При изменение ИП в онлайн-кассе каких-либо данных, указанных в чеке: фамилии, адреса установки кассы и т.п., требуется уведомить налоговые органы и перерегистрировать кассовую технику.
Покупка онлайн-кассы
Самый дорогой способ – покупка онлайн кассы. Важно выбрать аппарат, не только подходящий для ведения бизнеса, но и одобренный ФНС. Проверить, какие онлайн кассы для ИП упомянуты в реестре ФНС, можно на официальном сайте налоговой. После того, как модель выбрана, нужна регистрация онлайн кассы ИП в налоговой. Для этого предпринимают следующие шаги:
- Заключают договор на обслуживание с оператором фискальных данных. Его услуги платные. Важно проследить, что ОФД присутствует в реестре ФНС.
- Скачивают на сайте ФНС и заполняют заявление на регистрацию ККТ. В нем указывают номера онлайн-кассы, фискального накопителя, данные ИП.
- Передают заявление в ФНС. Удобнее всего сделать это электронно, через личный кабинет онлайн кассы или ОФД.
- В ИФНС проверяют данные и выдают регистрационный номер. На это дается 1 рабочий день.
- В течение дня после получения регистрационного номера необходимо сформировать на в онлайн-кассе отчет о регистрации и отправить его в ФНС.
- ФНС в течение 10 дней должна проверить переданные сведения, завести карточку регистрации на ККТ ИП.
- После получения карточки ИП может работать и проводить кассовые операции.
Обратите внимание
Сама онлайн касса без фискального накопителя стоит от 3-4 тысяч рублей. Фискальный накопитель стоит от 7 тысяч рублей. Онлайн кассы могут быть с эквайрингом и другими дополнительными функциями. Стоимость самых сложных аппаратов может достигать 100 тысяч рублей. В зависимости от потраченной суммы, оплату ККТ можно учесть как основные средства или списать в расходы.
Онлайн-касса в обслуживающем банке
Большинство банков предлагает установку онлайн кассы для ИП в сочетании с пакетом услуг по проведению операций и обслуживанию. В предложение входит:
- Онлайн-касса, интегрированная с расчетным счетом и эквайрингом в банке.
- Фискальный накопитель.
- Услуги ОФД.
Банк оказывает только банковские услуги, а по остальным пунктам является агентом. Такое предложение, как правило, отличается выгодными ценами, кроме того, все услуги предлагают в комплекте. В зависимости от вида деятельности и особенностей бизнеса, банк предложит лучшие онлайн кассы для ИП, а также различные по стоимости и объему пакеты услуг.
Обратите внимание
Пакет услуг в банке может включать как покупку, так и аренду онлайн кассы. Стоимость может начинаться от 1300 рублей в месяц. Платежи на аренду можно засчитывать как расходы ИП.
Аренда онлайн кассы
Немало компаний предлагают взять онлайн кассу напрокат. При этом можно арендовать только аппарат или воспользоваться пакетом услуг под ключ, аналогичных банковским. Менеджеры компаний не только подскажут, какая онлайн касса лучше для ИП, но и проконсультируют по поводу ее регистрации в ФНС.
Обратите внимание
Стоимость аренды онлайн кассы без фискального накопителя начинается от 900 рублей в месяц.
Онлайн-касса в облаке
В некоторых случаях можно вообще отказаться от аппарата как такового, и воспользоваться его виртуальным аналогом – облачной кассой. Чаще всего такие сервисы используют интернет-магазины и предприниматели, осуществляющие дистанционное обслуживание клиентов.
Онлайн сервисы удобны гибкой настройкой, совместимостью со многими компьютерными программами для ведения бизнеса. Все сведения передаются ОФД и ФНС, как и при использовании обычной онлайн кассы.
Обратите внимание
Использование облачного сервиса в месяц будет стоить порядка 3 тысяч рублей. Тариф может существенно снижаться при единовременной оплате услуг за более длительный промежуток времени.
Штрафы за нарушение использования онлайн-кассы
Вместе с введением требования обязательного использования онлайн кассы для ИП в 2022 году существенно ужесточается ответственность за нарушение контрольно-кассовой дисциплины. Введен новый штраф за онлайн кассы для ИП: если неправильно оформлен чек или указана не вся обязательная информация.
| Нарушение | Наказание |
|---|---|
| Оказание услуг или торговля без онлайн кассы ИП, выявленные впервые | Предупреждение и штраф ¼ – ½ суммы расчета, но не менее 10 тыс. рублей |
| Оказание услуг или торговля без онлайн кассы ИП, выявленные повторно | Штраф и приостановка работы до 90 суток |
| Эксплуатация онлайн-кассы, не соответствующей требованиям или без регистрации | Штраф 1,5 – 3 тыс. рублей |
| Работа без выдачи чека, в том числе – электронного | Предупреждение или штраф 2 тыс. рублей |
| Неправильно оформленный чек | Штраф 5 – 10 тыс. рублей |
Не стоит надеяться, что нарушения кассовой дисциплины долго останутся без внимания ФНС, особенно пока не закончатся ограничения на проверки, установленные на время пандемии коронавируса. Все больше покупателей обращает внимание на наличие фискального чека и его правильное оформление. Проверить информацию, указанную в нем, можно с любого смартфона. Также просто пожаловаться на нарушения, поэтому многие недовольные покупатели этим пользуются. Даже если ФНС не организует проверку сразу, зафиксированные данные о нарушении у нее останутся, к ответственности ИП смогут привлечь и позже.
