Среднесписочная численность – это среднее за год или среднеквартальное число сотрудников, работавших в компании или ИП. До 2021 года отчет по ССЧ сдавался ежегодно, в ФСС сведения передавались ежеквартально.
Обратите внимание
С 1 января 2021 года в силу вступил закон №5-ФЗ, согласно которому справка о среднесписочной численности работников по привычной форме упраздняется. Подавать сведения о среднесписочной численности теперь предстоит в бланке РСВ.
РСВ подается ежеквартально, поэтому отчитываться о штате тоже придется каждый квартал. Отчетность за 2020 год уже сдается по новому закону. Правила того, как считается среднесписочная численность, не изменились.
Нововведения сделаны, чтобы уменьшить количество отчетов и облегчить работу бизнеса. Вместо двух отчетов останется один, причем расчеты для него практически не увеличатся.
Когда нужно считать среднесписочную численность работников
Созданная организация или индивидуальный предприниматель, нанимающий сотрудников, передают в ФНС сведения о среднесписочной численности. Причем нулевую отчетность нужно сдать даже если штат не набран и бизнес не ведется.
Обратите внимание
На сайте ФНС сказано, что с 2021 года справка о среднесписочной численности по образцу №ММ-3-25/174 от 29.03.2007 в налоговые органы больше не представляется в соответствии с Федеральным законом №5-ФЗ от 28.01.2020.
Срок, в который нужно уложиться, ранее составлял 20 дней, но так как с 01.01.21 порядок изменен и сведения входят в РСВ, обязанность эта упразднилась. Теперь созданная компания должна впервые передать данные о среднесписочной численности сотрудников только в первый отчетный период – после окончания квартала. Далее показатель передается ежеквартально.
Обратите внимание
Если компания еще не ведет или приостановила деятельность, данные с нулевым показателем среднесписочной численности необходимо ежеквартально показывать в нулевом РСВ. Если в компании числится только генеральный директор, нулевым показатель уже не будет.
Кого нужно учитывать или не учитывать при расчете среднесписочной численности
Чем больше штат сотрудников и сложнее организована кадровая работа, тем более сложным может оказаться расчет среднесписочной численности. Когда нет текучки, все оформлены по трудовому договору, данные фактически не меняются от месяца к месяцу, а то и от года к году. Если на компанию работают удаленные сотрудники, совместители, привлекаются люди на замещение болеющих или отсутствующих по другим причинам работников, временно назначаются исполняющие обязанности, при этом заключаются разные формы договоров, определить среднесписочную численность работников бывает сложно. Правильно посчитать работников поможет таблица:
| Среднесписочная численность работников учитывает | Среднесписочная численность работников не учитывает |
|---|---|
| учредителя или участника общества, официально оформленного и получающего зарплату; всех официально трудоустроенных в течение отчетного периода, независимо от количества отработанных дней; командированных и отпускников; сотрудников на больничном, в декрете; тех, у кого рабочая неделя менее 15 часов или работающих на дому по трудовому договору; находящихся в учебном отпуске, студентов на балансе, практикантов; находящихся на испытательном сроке; работающих пенсионеров; работников по нарядам или вахтам, временных работников или исполняющих обязанности. | собственников, не получающих зарплату; внешних совместителей; работников по договору ГПХ; сотрудников, проходящих обучение с отрывом от производства и получающих стипендию от предприятия. |
Обратите внимание
Так как показатель ССЧ вписывается в РСВ, можно сказать, что в расчетах нужно учесть работников, за которых платят страховые взносы.
Основные правила расчета ССЧ
- Данные из табеля учета рабочего времени нужно сложить, а потом поделить на число дней в расчетном месяце.
- За рабочий день учитывают работающих по трудовому договору.
- Показателем в выходные и праздничные дни принимают количество работавших в предшествующий рабочий день.
- Если сотрудник уволен в последний рабочий день недели или в предпраздничный день, в последующие выходные и праздничные дни его не учитывают.
Пошаговая инструкция по расчету среднесписочной численности работников
Чтобы не запутаться, и учесть всех сотрудников, работавших в интересующий период, перед тем, как рассчитать среднесписочную численность, нужно разбить данные на группы: работающих полный и неполный рабочий день, а период на минимальные отрезки – месяцы. Среднесписочная численность – это сумма всех показателей по группам, которую указывают в РСВ.
1. Посчитайте ССЧ сотрудников с полным рабочим днём
Считается количество работавших полный день на каждый день месяца и складывается. Полученная величина делится на число дней в расчетном месяце.
Удобно рассчитывать показатель за месяц по формуле:
ССЧпд = (Д1 + Д2 + … + Дn)/n
где
- Д1, Д2… – количество сотрудников каждый день по порядку: первый, второй, третий и т.д.
- n – количество дней в расчетном месяце.
2. Посчитайте ССЧ сотрудников с неполной ставкой
По той же формуле рассчитывается количество сотрудников с неполным рабочим днем:
ССЧнд = (Д1 + Д2 + … + Дn)/n
Где
- Д1, Д2… – количество в каждый день месяца: первый, второй, третий и т.д.
- n – количество дней в расчетном месяце.
3. Посчитайте ССЧ всех сотрудников
Как рассчитать среднесписочную численность сотрудников за месяц: нужно сложить показатели по тем, кто работал полный день и по тем, кто трудился неполный день.
ССЧмес = ССЧпд + ССЧнд
Обратите внимание
Для получения квартальных показателей, складывают ССЧ за каждый месяц квартала и делят полученное значение на 3.
Пример расчета ССЧ за месяц
ООО «Эдельвейс» было зарегистрировали в начале декабря 2020 года, в январе 2021 нужно сдать РСВ, в котором необходимо показать количество персонала. Посмотрим, как рассчитывается среднесписочная численность.
В декабре штат набирали постепенно:
- 1 декабря было принято на работу 4 человека на полный день;
- 14 декабря – еще двое;
- 21 декабря – еще один.
Кроме того, на полставки с 1 декабря там работали системный администратор и бухгалтер.
Посмотрим, как рассчитывается среднесписочная численность для указания в январском РСВ.
В декабре 31 день, посчитаем показатель для тех, кто работал полный день:
ССЧпд = (Д1 + Д2 + … + Дn)/n = (4 + 4 + 4 + 4 + 4 + 4 + 4 + 4 + 4 + 4 + 4 + 4 + 4 + 6 + 6 + 6 + 6 + 6 + 6 + 6 + 7 + 7 + 7 + 7 + 7 + 7 + 7 + 7 + 7 + 7 + 7)/31 = (4 х 13 + 6 х 7 + 7 х 11)/31 = 5,52
Неполный день работали двое, причем целый месяц, посмотрим, как посчитать среднесписочную численность для них:
ССЧнд = (Д1 + Д2 + … + Дn)/n = 2 х 31 / 31 = 2
Среднесписочная численность работников за месяц:
ССЧмес = ССЧпд + ССЧнд = 5,52 + 2 = 7,52
У ООО «Эдельвейс» за 2020 год среднесписочная численность в бланке будет 7,52 (чел.).
Пример расчета ССЧ за год
Чтобы подсчитать годовую ССЧ, достаточно сложить показатели каждого месяца и разделить полученную сумму на 12:
ССЧ = (ССЧян + ССЧ ф + … + ССЧд) /12
В ООО «Фунтик» с января по апрель 2020 года работало 10 человек. В мае взяли еще двух сотрудников, потом в июле – трех, в октябре – еще двух. Посчитаем, какая среднесписочная численность работников за год будет указана в РСВ в январе 2021 года.
ССЧ = (10 + 10 + 10 + 10 + 12 + 12 + 15 + 15 + 15 + 17 + 17 +17)/12 = 13,33
ООО «Фунтик» в отчет о среднесписочной численности в 2021году впишет показатель 13,33 (чел.).
Кто должен сдавать отчет о среднесписочной численности
Главным критерием с 2021 года определяющим, сдается ли предпринимателем или компанией среднесписочная численность работников, станет оплата взносов Фондам. Так как отчетность теперь сдается в РСВ, при необходимости его заполнения можно сделать вывод о предоставлении сведений о ССЧ. Кроме того, сдают нулевой отчет и те компании, которые по каким-то причинам деятельность не ведут, но юридическое лицо открыли или не ликвидировали.
Срок сдачи СЧР в 2022 году
За 2021 год среднесписочная численность персонала уже сдается по новому закону. То есть привычный отчет оформлять не придется. Срок сдачи среднесписочной численности увеличился на десять дней – до 30 января. Однако из-за того, что это число выпадает на воскресенье, сдавать РСВ с информацией о ССЧ нужно 31 января 2022 года.
Далее РСВ нужно сдавать каждый квартал. На расчет среднесписочной численности дается 30 дней. То есть последний день сдачи:
- за первый квартал – 30.04;
- второй – 30.07.
- третий – 30.10;
- четвертый– 30.01.
Обратите внимание
За 2021 год ССЧ сдавать 20 января 2022 не требуется. Сведения передаются в налоговую в РСВ до 30 января 2022 года, а точнее – до 31 января, так как 30 января – воскресенье.
Бланк отчета о среднесписочной численности
Отдельная справка о среднесписочной численности сотрудников с 1 января 2021 года не предусмотрена. На титульном листе РСВ добавлена новая графа: «Среднесписочная численность (чел.)». В январе 2022 года в нее вносят полученное за 2021 год число, далее будут сдаваться поквартальные показатели.
Привычный бланк справки ССЧ упразднен, использовать его больше не нужно.
Способы подачи сведений о среднесписочной численности
С 1 января 2021 года вступило в силу еще одно требование: вся отчетность сдается только электронно. То есть вариант подачи сведений остается один – в составе расчета страховых взносов через систему электронного документооборота.
Правда, можно выбрать один из трех способов организации оформления и сдачи электронной отчетности:
- Рассчитывать среднесписочную численности и страховые взносы самостоятельно, купить программное обеспечение и оплачивать доступ к системам.
- Выполнять расчеты самостоятельно, но воспользоваться услугами облачных сервисов для оформления и отправки отчетов.
- Заключить договор на бухгалтерское обслуживание с аутсорсинговой бухгалтерской компанией и передать ей полномочия по расчетам и сдаче отчетов.
