С развитием интернета компаниям стало проще выходить не только на рынок собственного города, но и общероссийский. Иногда услуги или товары оказываются гораздо востребованнее за тысячи километров от производителя. Ведение бизнеса становится неудобным и затратным из-за необходимости постоянно тратить деньги на командировки. Открытие обособленного подразделения в городе, где у компании много клиентов, решит проблемы и выведет бизнес на новую ступень развития.
В зависимости от необходимых функций, компания может создать в любом городе России следующие виды обособленных подразделений: филиал, представительство, обособленное подразделение.
Обособленное подразделение организации (ОП) – отдаленная от основного офиса зависимая единица, где хотя бы один сотрудник работает стационарно, дольше чем месяц При этом неважно, какими функциями наделено ОП. Частными случаями ОП являются понятия филиала или представительства, их отличительные черты будут рассмотрены ниже.
Особенности обособленного подразделения
Цель простого ОП – обеспечить работу компании, часто связанную с коммерцией или оказанием услуг, в удаленном от головного предприятия месте, для развития или оптимизации бизнес-процессов. ОП не наделено полномочиями выполнять обязанности головного офиса или представительства. Регистрация обособленного подразделения в ЕГРЮЛ не предусмотрена.
Обратите внимание
На основании статьи 55 НК РФ обособленное подразделение не является юрлицом, соответственно не имеет своего ОГРН и ИНН. Руководство компании вправе решить, выделять ОП на отдельный баланс или оставить на общем. Исходя из этого решения, компания ведет бухгалтерский учет и сдает отчетность по всем ОП.
Решение о необходимости стационарной работы дистанцированно от местоположения основного предприятия принимает генеральный директор и отдает приказ о создании обособленного подразделения. В течение месяца с начала работы ставят в известность ФНС.
Бухучет можно вести отдельно, но отчетность головного предприятия обязательно включает информацию обо всех ОП. Однако каждое их них может открыть банковский счет.
Открытие обособленного подразделения в другом городе предусмотрено только для юрлиц – ООО, АО и прочих. ИП достаточно встать на налоговый учет по месту осуществления бизнеса.
Отличия филиала от обособленного подразделения
Филиал – обособленное подразделение юридического лица, находящееся на другой территории и выполняющее какие-либо обязанности головного предпрития. Решение о необходимости создания филиала принимается собственниками юрлица. Информация о наличии филиалов, их адресах и прочих показателях, обязательно отражается в ЕГРЮЛ, дополнительно сообщать о них в ФНС не требуется.
Филиалу позволено осуществлять коммерческую деятельность через собственный банковский счет, а также играть роль представительства. Работа филиала фиксируется в собственном бухучете, но отчетность, где показана работа всех филиалов, в ФНС предоставляется головным предприятием.
Обратите внимание
Отличие филиала от обособленного подразделения: выполняет обязанности головного предприятия, представительства и вносится в ЕГРЮЛ.
Отличия представительства от обособленного подразделения
Представительство – обособленное подразделение юридического лица, территориально отдаленное, представляющее или защищающее его интересы, но не ведущее бизнес. Решают открыть представительство собственники. Сведения о создании вносят в ЕГРЮЛ, специально уведомлять налоговую инспекцию не надо.
Для нормального функционирования представительство может открыть банковский счет и вести бухучет. Отчетность в ФНС, где выделяется работа представительств, сдает головное подразделение.
Важно
Отличия представительства от обособленного подразделения: вносится в ЕГРЮЛ, защищает или представляет интересы предприятия, но не занимается бизнесом.
Как открыть обособленное подразделение
Создание обособленного подразделения начинается с решения руководителя или собственников об его создании. Исходя из особенностей бизнеса организации, им может стать магазин, склад, дополнительный офис. Необходимо организовать минимум на месяц одно постоянное место для работы сотрудника.
План действий при создании обособленного подразделения
Если развитие бизнеса требует открытия дополнительных офисов, складов, магазинов, удаленных от основного предприятия, руководство должно принять решение, выработать план действий и открыть обособленное подразделение.
Изначально прорабатывают положение об обособленном подразделении. Его содержание законодательно не регламентировано, его можно даже не делать, однако если оно будет, можно избежать проблем с налогообложением, о чем расскажем ниже. В нем важно рассмотреть: выбранные виды обособленных подразделений, адрес, цели и задачи, список имущества, органы управления и сферу их полномочий, положения о трудовой деятельности работников и оплате их труда, контроль головным офисом, бухгалтерский учет, порядок ликвидации. Чем подробнее будут описаны права и обязанности ОП – тем лучше.
Обратите внимание
Промежуток времени с даты принятия решения до начала фактической деятельности ОП законодательно не ограничен, то есть неважно, пройдет месяц или полгода. Налоговая инспекция за дату начала деятельности принимает обычно дату в приказе руководителя о его создании.
Пошагово территориально обособленное подразделение открывается так:
- Руководитель или собственники принимают решение открыть обособленное подразделение.
- Проработка нюансов в положении об обособленном подразделении.
- Подготовка к открытию: поиск руководителя, помещения, сотрудников.
- Приказ о создании обособленного подразделения. Если открывается банковский счет, и ОП будет самостоятельно платить заработную плату, это отражают в приказе.
- Фактическое открытие.
- Регистрация обособленного подразделения в ИФНС.
Если ОП открывает свой банковский счет и платит сотрудникам зарплату, до истечения месяца нужна: - Регистрация обособленного подразделения в ФСС.
- Постановка на учет обособленного подразделения в ПФР.
Документы, необходимые для открытия обособленного подразделения
Перечень документов, чтобы открыть обособленное структурное подразделение, зависит от его типа, поэтому обязанности и назначение ОП надо определить как можно раньше. Для ОП, не наделенного полномочиями филиала или представительства, отправляют в ФНС сообщение о создании обособленного подразделения. Дополнительные документы к нему прилагать не надо. Все сведения есть в ЕГРЮЛ, а раз такое ОП туда не вносят, значит, ничего не меняется.
Постановка на учет обособленного подразделения, которое вписывают в ЕГРЮЛ – филиала или представительства, требует нотариальных копий:
- протокола решения собственников создать обособленное подразделение ООО, АО;
- положения об обособленном подразделении;
- учредительных документов;
- ОГРН, ИНН;
- приказов о назначении руководителя и главбуха ОП;
- платежного поручения или выписки из банка об оплате пошлины за госрегистрацию, заверенных уполномоченным сотрудником банка;
- договора аренды или подтверждения права собственности на помещение, где осуществляет деятельность ОП.
Регистрация обособленного подразделения в налоговой инспекции
- До истечения месяца с создания обособленного подразделения и начала работы, необходимо уведомить ФНС по форме С-09-3-1. Если сразу открывается несколько ОП, то форму заполняют на каждое. Руководитель или представитель с доверенностью может привезти сообщение в ИФНС, отправить по почте заказным письмом, передать через интернет по ТКС или в личном кабинете на сайте ФНС.
- Не позднее 5 рабочих дней после сообщения, ФНС выдает КПП обособленного подразделения.
Обратите внимание
Обособленное подразделение организации – это не новое юридическое лицо. ОГРН и ИНН у него будет точно таким же, отличается только КПП обособленного подразделения и, конечно, адрес.
Постановка на учет в фондах
Когда головной офис платит зарплату сотрудникам ОП, никого больше уведомлять не нужно. Если у ОП есть банковский счет и оно платит зарплату работникам, следовательно, делает страховые и «зарплатные» отчисления в ФНС, в течение месяца с начала работы потребуется:
- Регистрация обособленного подразделения в ФСС происходит после отправки следующих документов: заявления, справки из банка об открытии счета, документа, наделяющего руководство ОП правом выплаты заработной платы.
- Сообщить в ФНС об открытии ОП с обязанностью выплаты зарплат, оттуда сведения автоматически направляются в ПФР.
Сроки регистрации обособленного подразделения
Когда обособленное структурное подразделение начинает работать, есть месяц, чтобы зарегистрировать его в ФНС, а также, если нужно, в ФСС и ПФР.
Иногда возникают сложности с определением срока деятельности. Обычно за нее принимают дату, указанную в приказе. Однако если ранее было арендовано помещение, нанят руководитель, налоговая может дату фактического начала деятельности привязать к договору аренды или трудовому договору.
Чтобы постановка на учет обособленного подразделения прошла без проблем и вопросов, подготовительный этап перед тем, как открыть обособленное подразделение ООО, лучше организовать таким образом, чтобы даты приказа, аренды, найма руководителя, максимально совпали или приказ был выпущен первым.
Как оформить обособленное подразделение в другом городе
Открытие обособленного подразделения в другом городе ничем не отличается от организации его по соседству, так как все документы подаются в свою ИФНС. Даже при открытии по стране целой филиальной сети, каждое обособленное подразделение отчетность посылает в одну ИФНС.
В пределах МО в Москве, Санкт-Петербурге и Севастополе предусмотрена упрощенная процедура открытия и постановки на учет одновременно нескольких ОП.
Каким должно быть обособленное подразделение, чтобы организация имела право на УСН
ООО, работающее на упрощенке, может столкнуться с неожиданной проблемой: одним из условий, допускающих УСН, является отсутствие филиалов. То есть как только появляются филиалы, организация обязана перейти на ОСНО. На представительства это правило не распространяется, по всей видимости потому, что они не могут вести коммерческую деятельность.
Чтобы понять, как открыть обособленное подразделение ООО, и не потерять право использовать УСН, нужно вспомнить отличие филиала от обособленного подразделения.
Обратите внимание
Филиал наделен полномочиями выполнять обязанности головного предприятия. Чтобы не потерять возможность применять УСН, нужно четко продумать и прописать положения об ОП. Чем меньше функций оно выполняет и чем меньше полномочий у руководителя, тем меньше шансов на претензии со стороны ФНС.
На ЕНДВ обособленное подразделение претендовать не может, так как с 1 января 2021 года этот он упраздняется по всей территории России.
Ответственность за нарушение порядка регистрации обособленного подразделения
Открывая обособленное подразделение ООО может нарушить целый ряд законов и правил. Чтобы этого не произошло, проще всего пройти всю процедуру под контролем налогового консультанта или организации, оказывающей услуги бухгалтерского консалтинга.
Важно обратить внимание на следующие ключевые моменты:
- Приказ об открытии обособленного подразделения по срокам должен максимально совпадать с арендой помещения и наймом руководителя, чтобы не возникло проблем с определением даты начала фактической деятельности.
- Сообщение о создании обособленного подразделения подают только при создании простого ОП. На это отведен месяц. Размер штрафа, начисляемого если не успеть сообщить вовремя или забыть – 200 рублей.
- Заявление об открытии обособленного подразделения для учета в ФНС передают не медленнее, чем за месяц с начала работы. НК за превышение срока предусмотрен штраф 10 000 рублей, а за ведение бизнеса без учета – 10% от доходов, но не меньше 40 000 рублей. Хотя к ОП подобные санкции, как правило, не применяют, ограничиваясь штрафом в 200 рублей, лучше сделать все вовремя. Начисленный штраф более двухсот рублей, можно опротестовать в суде. Прецеденты выигрыша подобных дел достаточно часты.
- За несвоевременный учет в ФСС предусмотрен штраф 5 000 рублей, если заявление об открытии обособленного подразделения было подано менее чем через 90 календарных дней, далее штраф – 10 000 рублей.
- Если компания на УСН открыла территориально обособленное подразделение, наделенное функциями филиала, то она автоматически утрачивает право на применение упрощенки. Если деятельность на ней велась, то следует доначислить налог на прибыль и НДС, предусмотренные ОСНО, с начала квартала, когда ОП начало деятельность. Самый проблемный НДС – его должны уплатить клиенты, которые уже получили услугу или купили товар без надбавки. В случае их отказа от доплаты, возместить ущерб придется компании за свой счет. Далее головная организация обязана применять ОСНО.
- На ЕНВД обособленное подразделение претендовать не может, так как с 1 января 2021 года такой режим налогообложения упраздняется. Организации, которые его применяли ранее обязаны перейти на УСН или ОСНО. Если у ООО есть филиалы, то ей доступен только переход на ОСНО.
За обособленное подразделение отчетность сдается головной организацией.
