Когда потенциальный клиент просит выставить счет на оплату, важно прислать документ, который подтвердит профессионализм и даст возможность оплатить товар или услугу. Для этого он должен быть правильно оформлен и содержать всю необходимую для платежа информацию. При этом счет не признается первичным документом, единой формы для заполнения не предусмотрено.
Бухгалтер юрлица или ИП может выбрать для счета на оплату бланк, предлагаемый бухгалтерской программой или облачным сервисом, скачать счет на оплату в интернете или разработать его самостоятельно.
Обратите внимание
Гражданский кодекс признает, что оплата счета по безналу автоматически означает, что между контрагентами установлены договорные отношения, даже если договор сторонами не был подписан.
Обязательные реквизиты в счете на оплату
Счет в большинстве случаев выставляют для отчета перед руководством, получения разрешения на оплату, удобства работы бухгалтера при оформлении платежного поручения. Так как особых требований к бланку нет, руководствуются соображениями удобства работы.
Обратите внимание
Счет на оплату не является первичным документом, более того, он не обязателен при совершении сделок. Законодательство не предъявляет требований к оформлению счета. Образец счета на оплату ИП или ООО может скачать в интернете, взять из используемой бухгалтерской программы или разработать самостоятельно.
Минимальные сведения, которые обязательно нужно знать для заполнения платежного поручения:
- Название и адрес;
- ИНН, для организаций – КПП;
- Банковские обязательные реквизиты: БИК, расчетный и корреспондентские счета.
- Наименование продукта, цена, окончательная стоимость.
- Информация об НДС: ставка, сумма.
- Сведения о покупателе.
- Номер и дата выставления.
Название товара или услуги пишут подробно, чтобы бухгалтер клиента мог использовать его при заполнении основания платежа, а потребитель – для полной уверенности в том, что заказано то, что нужно. Часто в счете на оплату по безналу приводят образец заполненного платежного поручения.
В некоторых случаях компании разрабатывают бланк счета, в котором содержится информация, достаточная для признания счета договором оферты. Этот вариант удобен для сокращения преддоговорного периода, так как минимизирует сроки согласования.
Чтобы счет можно было считать договором оферты, необходимо разработать счет на оплату ИП или ООО таким образом, чтобы бланк содержал признаки договора, которые обозначены в ГК РФ. Существенными условиями договора являются:
- Наименование предмета сделки и важная информация о нем: количество с обозначенными единицами измерения, цена за штуку, общая стоимость.
- Информация об НДС или акцизе: ставка, окончательная стоимость, отдельной строкой сумма налога, или указание, что НДС товар или услуга не облагается.
- Сроки и условия оплаты.
- Срок отгрузки или выполнения работ, условия передачи или приемки.
- Наименование и банковские реквизиты обеих сторон.
- Название должностей ответственных лиц, их подписи с расшифровкой.
- Печать, если она предусмотрена.
Обратите внимание
Замена счета договором на законодательном уровне запрещена для сделок по продаже недвижимости и предприятий, а также аренды зданий и сооружений.
Дополнительная информация в счете на оплату
В счет можно вписать любую информацию, которая облегчит работу предпринимателя или компании и поможет предотвратить лишние вопросы, претензии, недопонимание.
- Срок действия счета поможет избежать оплат после изменения цены, что бывает важно перед подорожанием или, когда стоимость привязана к курсу валюты.
- Информация о том, что категория товара относится к тем, что не подлежат возврату или обмену поможет предотвратить претензии.
- Гарантийный срок на товар поможет избежать лишних вопросов.
- Режим работы склада и схема проезда сделают работу с компанией более удобной.
Обратите внимание
Счет часто является первым документом, с которым работают представители потенциального клиента. Он почти всегда попадает на стол к руководителю компании или другому ответственному лицу. Предприниматель или компания могут использовать эти особенности документа с пользой для бизнеса.
Нужна ли на счёте печать
Так как особых требований к счету законодательство не предъявляет, обязанности ставить на него печать тоже нет. Однако руководство некоторых компаний может не подписать оплату счета без печати. Кроме того, печать обязательно должна присутствовать на счете-договоре оферты, подчеркивая его значимость.
Естественно, не требуется печать на счете предпринимателей, работающих вообще без нее.
В каких случаях счёт признают первичным документом
Как уже говорилось, счет официально не является первичным документом. Однако сами партнеры по бизнесу часто признают его необходимым, например, указывая в договоре, что оплата производится на основании выставленных счетов. У некоторых, особенно государственных, предприятий, необходимым для подписания оплаты счета является требование указать номер договора, по которому поставляется товар, оказываются услуги или производятся работы.
Таким образом сами компании признают первичность документа, однако с точки зрения ФНС и других контролирующих и законодательных органов, он таким не становится:
- При оформлении сделок в бухгалтерских проводках для подтверждения отгрузок, выполненных работ или предоставленных услуг используются акты, счета-фактуры, УПД, но не используются счета на оплату, что делает их вторичными.
- Выставление счета на оплату не гарантирует того, что сделка состоится: его могут оплатить или не оплатить. То есть этот документ не отражает хозяйственную деятельность компании или предпринимателя.
Как выставить счет на оплату
Выставить счет на оплату можно любым удобным способом:
- Воспользоваться встроенной функцией программы 1С или аналогичной, используемой для бухучета.
- Использовать облачный или интернет-сервис.
- Сформировать счет с помощью конструктора Dokia.
- Взять за образец заполнения счета на оплату счет от контрагента и сделать свой в Word или Excel.
- Для счета на оплату образец скачать из интернета в любом удобном формате.
Оформленный счет распечатывают, подписывают, ставят печать, если она есть. Отправляют документ в отсканированном виде по электронной почте в формате pdf или jpeg. Также возможна отправка по факсу или с помощью иных средств связи. Некоторые сделки совершаются только после получения оригинала счета, в этом случае пользуются услугами курьерских служб.
Чем отличаются счета на оплату ООО и ИП
Если взять, например, образец счета на оплату ИП за услуги и подобный документ ООО, разницы сразу можно и не увидеть, особенно если ИП применяет печать. Как правило, на счетах компаний минимум две подписи: бухгалтера и руководителя, а у предпринимателя – одна. Однако, как уже было сказано, единой формы нет, поэтому счета ИП также может подписывать штатный бухгалтер.
Для выставления счета на оплату самозанятый за образец также может взять любой документ ИП или ООО и сделать на их основании свой, который будет отличаться отсутствием печати и одной подписью.
Обратите внимание
В реквизитах ООО, которые обязательно указывают на счете для заполнения платежного поручения, есть обязательный элемент – КПП, отсутствующий у ИП и самозанятых.
Счет на оплату ИП: образец
Счет на оплату ООО: образец
Счет на оплату самозанятого: образец
