Используйте карточку предприятия, чтобы сообщить о себе партнерам.
Карточка предприятия — это виртуальная визитка компании. По закону она не нужна. Предприниматели оформляют ее, чтобы сообщить данные фирмы контрагентам. Она поможет партнерам быстро сделать три вещи: проверить надежность компании, составить договор и узнать достоверные контакты.
Показываем на примерах, зачем и как создать карточку предприятия. Это не сложно. Еще проще — подготовить документы для регистрации бизнеса в Dokia. Карточка предприятия формируется в конструкторе автоматически. Это бесплатно.
Что такое карточка предприятия и зачем она нужна
Карточка предприятия, организации — это полуформальный документ, в котором фирма перечисляет основную информацию о себе. Единой формы для карточки не существует. Обычно это простая таблица с перечислением публичных реквизитов компании из госреестра + контактные данные. Она полезна для разных вещей: проверки контрагентов, заключения договоров, получения контактов руководства.
Чтобы проверить контрагентов. Стандартная карточка ООО точно содержит ИНН организации. Получите с его помощью сведения из ЕГРЮЛ на сайте ФНС или скачайте электронную выписку. Так грамотные предприниматели проверяют партнеров на надежность.
Проверьте:
- Совпадают ли фактический адрес из карточки и адрес в госреестре?
- Есть ли запись о недостоверности адреса фирмы? На этом основании фирму могут исключить из реестра?
- Нет ли гендиректора в реестре дисквалифицированных лиц?
- Не подставной ли у фирмы директор?
Чтобы доказать сотрудничество. Используйте личную карточку предприятия, чтобы доказать сотрудничество.
Одна компания так доказала в суде существование договора подряда и взыскала с контрагента необоснованное обогащение (постановление АС ЗСО № Ф04-2994/2016).
Чтобы быстрее оформлять договоры, счета. Обычно в карточке предприятия ООО есть все реквизиты для оформления договоров: наименование, ИНН, ОГРН, банковские реквизиты и т.д. Их используют, чтобы быстрее оформлять документы с партнерами, вписывать в договор реквизиты сторон, выставлять счета.
Чтобы сообщить партнерам достоверные контакты. Основные реквизиты субъектов предпринимательства и так доступны в госреестрах. Но там не указывают контактные номера телефонов, факс, е-мейлы, фактический адрес офиса. Чтобы сообщить о них, заполните и отправьте партнерам учетную карточку организации. Она поможет узнать достоверные данные и сообщить об изменениях.
Одна компания доказала в суде, что отправка документов на e-mail из карточки предприятия ООО — надлежащий способ отправки корреспонденции (постановление 6-го ААС № 06АП-4343/2015).
Чтобы получать от партнеров реквизиты. Составьте шаблон карточки предприятия и отправьте его будущим контрагентам — попросите заполнить. Сообщать такие данные — хороший тон в корпоративных отношениях.
Обратите внимание
Если сделки вместо гендира заключает другой сотрудник ООО по доверенности, укажите об этом карточке предприятия или ИП. Суды признают это надлежащим доказательством полномочий сотрудника с доверенностью и примут решение в вашу пользу (постановление 8-го ААС по делу № А75-8183/2014).
Что писать в карточке предприятия
В законе нет конкретных требований или образца карточки предприятия. Поэтому ее можно разработать самостоятельно и вписать туда любые важные данные. Главное, чтобы они были достоверными: карточка учета предприятия — допустимое доказательство для арбитражных судов. Забудете сообщить об изменениях в реквизитах — могут засудить.
Мы рекомендуем вписать в образец карточки предприятия всю информацию, которая нужна контрагентам для сотрудничества, а не только данные из реестров. Не нужно использовать фирменный бланк — на нем может быть много лишних элементов, он может дублировать данные. Ограничитесь логотипом. Меньше официальной информации — больше полезных контактов.
Наименование и адрес. Впишите полное и сокращенное название фирмы. Если есть название на английском языке или региональном языке народов РФ, его тоже впишите.
Обязательно указывайте и адрес из госреестра, и фактический адрес размещения офиса фирмы. Если вам отправят документы на адрес, указанный в учетной карточке организации, но вы их не получите — это ваша вина. Если есть филиалы и представительства — укажите и их адреса.
Контактные данные. Обязательно впишите в карточку предприятия основные контактные данные фирмы:
- телефон приемной;
- факс;
- электронную почту;
- сайт организации — при наличии;
- адрес для отправки корреспонденции — если он отличается от фактического или юридического.
Так вы поможете потенциальным клиентам быстрее с вами связаться.
Сведения о руководстве. При оформлении карточки предприятия добавьте имя и контактный телефон гендиректора — для постоянных партнеров. Если сделки от лица компании заключает кто-то еще, укажите его имя и контакты в карточке. Впишите, на каком основании он подписывает договоры: номер доверенности или реквизиты устава. Добавьте контакты бухгалтерии — это поможет контрагентам быстрее связаться с вами и решать бухгалтерские вопросы с ответственными лицами.
Платежные реквизиты. Правильные платежные реквизиты в карточке предприятия или ИП помогут партнерам быстро оформить договор, сформировать счет, сделать перевод или внести аванс. Если банковские данные изменились, рассылайте контрагентам письма и новые карточки с правильными реквизитами.
Дополнительная информация. Кроме основных сведений, рекомендуем добавить в карточку предприятия:
- налоговый режим — это важно для партнеров, которые платят НДС, чтобы не ошибиться при выставлении счетов-фактур;
- основной код ОКВЭД — так вы покажете партнерам, какой основной профиль вашего бизнеса;
- лицензии при наличии — контрагенты смогут проверить действительность лицензий по реквизитам и принять решение о сотрудничестве.
Как выглядит карточка предприятия для ООО: образец
Вот как по нашему мнению должна выглядеть правильно составленная карточка предприятия/ИП. Бланк и образец можно скачать ниже. Мы собрали в ней все нужное — ничего лишнего.
Карточка ООО «Цыпалета»
| Полное название | Общество с ограниченной ответственностью «Цыпалета» |
| Сокращённое название | ООО «Цыпалета» |
| Адрес в ЮГРЮЛ | 123456, г. Таганрог, Пр. Ленина, д. 8, оф. 50 |
| Фактический адрес | 123786, г. Таганрог, ул. Швейно-фабричная, д. 6, оф. 40 |
| Адрес представительства | 123856, г. Москва, ул. Тургенева, д. 8к, оф. 761 |
| Тел. приёмной | +7 (960) 123-45-67 |
| Факс | +7 (960) 765-43-21 |
| info@companycupaleta.ru | |
| Сайт | cupaleta.ru |
| Гендиректор | Цыпалетов Иван Семенович |
| Тел. гендиректора | +7 (960) 322-23-32 |
| Лицо, уполномоченное подписывать договоры | Заместитель гендиректора Цыпалетов Семен Иванович (доверенность № 675 от 21.08.2020) Тел. +7 (960) 333-22-11 |
| Главбух | Цыпалетова Ирина Васильевна Тел. +7 (960) 567-89-01 |
| Банк | ПАО «СБЕРБАНК РОССИИ» |
| Р/с | 58458560605845258968 |
| К/с | 58444568977715896365 |
| БИК | 04458458 |
| Режим налогообложения | ОСНО |
| Основной код ОКВЭД | 47.25: розничная продажа алкогольной продукции |
| Лицензия на розничную продажу алкогольной продукции | № 77РПА00095455 от 07 марта 2020 года, выдана Департаментом торговли и услуг Таганрогской области, срок действия — до 7 марта 2025 года |
Как выглядит карточка предприятия для ИП: образец
Похожий бланк карточки предприятия используют и ИП. Цели — те же, реквизиты немного отличаются. Образец — ниже. Пользуйтесь.
Карточка ИП Цыпалетов И.С.
| Полное название | Индивидуальный предприниматель Цыпалетов Иван Семенович |
| Сокращённое название | ИП Цыпалетов И.С. |
| Адрес в ЕГРИП | 123456, г. Таганрог, Пр. Ленина, д. 8, кв. 50 |
| ИНН | 5846985478 |
| ОГРНИП | 874555895479 |
| Тел. и факс | +7 (960) 232-22-33 |
| info@ip-cupaletov.ru | |
| Сайт | cupaletov.ru |
| Банк | ПАО «СБЕРБАНК РОССИИ» |
| Р/с | 58458560605845258968 |
| К/с | 58444568977715896365 |
| БИК | 04458458 |
| Система налогообложения | ПСН |
| Основной код ОКВЭД | 47.29.3: Торговля розничная прочими пищевыми продуктами в специализированных магазинах |
Шаблон для клиентов
Используйте форму карточки предприятия как встречный бланк. Направляйте пустой формуляр всем новым контрагентам и просите заполнить.
Так вы получите все ценные данные о партнерах еще на первых этапах сотрудничества, проверите их надежность и открытость. Используйте такую встречную форму, если у вас много клиентов. Просто скачайте бланк и отправьте партнеру. Проще только выбрать банк для бизнеса с бесплатным снятием наличных — Dokia сравнила предложения.
Получите реквизиты — быстрее оформите договоры, счета, акты и накладные. А еще сможете правильно заполнить налоговую отчетность. В случае выездной проверки ИФНС всегда сможете сослаться на карточки при сверке деклараций по НДС.
